「私が聞きたいのは、それじゃないんだよなぁ～」
事務所に送られてきたFAXをみながら 困ったなぁといった仕草をする同僚。
私が勤務する小さな診療所や介護施設では、職業柄 コロナ禍でも職員同士は顔を合わせて日々 会話をしていますが、取引先や関係者の方とは気軽に顔を合わせて話をする機会が減り、メールやFAXでのコミュニケーションが増えています。
相手の表情を直接見ることができず、文字だけでやり取りしなければならない状況下で、少しでもすれ違いを少なくするにはどうすれば良いか少し調べてみました。
【知りたいことに、すぐに答えてもらうための工夫】
・一番聞きたいことを文の最初にもってくる
（メールであれば、タイトルにもってくる）
・大事な箇所には「 」をつける
・抽象的な言葉は使わない（ビッグワードを避ける）
（誤解や勘違いを減らすため）
例）検査（納品）までしばらくお待ちください ⇒ ✖
検査（納品）まで、１５分程（１週間）お待ちください ⇒ 〇
・箇条書きで簡潔に伝える
（丁寧すぎる文章は、相手にとっては わかりづらいこともある）
なんだか、電話メモ（伝言メモ）でも当てはまるような気がしてきました。
外出して戻ってきたときに、分かりやすいメモには確かに上記の工夫があると思いました。
同僚への電話メモ作成、取引先への連絡をする際は、もう少し自分も気をつけていきたいと思います。
