じむいんパパのinterest日記

サッカー好きの事務員です

「こんなイメージで。こんな資料お願い。」困ったなぁ…

上司と部下(同僚)のやり取りがありました。

「なんか頼んでいたものと違うなぁ。やり直してくれる」と上司。

「昨日の時点で、もう少し具体的な指示をいただけていれば助かったのですが... 時間も限られているので…」と部下。

その後、やや険悪なムードとなり、「他の人に頼むから大丈夫」と上司。

上司が立ち去ったあと、部下の同僚から、「曖昧な指示を出したくせに…やり直し。更に他に頼むからもういい!ってひどくないですか?」と話しかけられました。

昨日のやり取りを知らないので、少し詳しく聞いてみると、

昨日の朝 上司に呼ばれて、「こういう資料を明日の夕方までに作ってくれ。このデータを使って、こんなイメージで」とインターネットの画面を見せながら伝えられたようです。

同僚も画面を見ていた時は、なんとなくイメージができていたようなのですが、実際に渡されたデータを確認してみると、作成する資料の着地点がイマイチわからない。

少し考えているうちに、昨日は、上司が帰社してしまい、聞くこともできなくなった。

仕方がないので、言われたイメージを自分なりに膨らませて資料を作成。途中で内容を上司に確認していると時間がなくなると思い、最後までイメージだけで資料を作成したようです。

結果として「なんか頼んでいたものと違うなぁ。やり直してくれる」となってしまった。

上司から同じ指示があった場合、自分ならどうするか? 

以前であれば同僚と同じやり方でした。 
今は、コロナ禍で参加したオンライン研修で学んだことを少しだけ実践しています。

中身は30%〜50%程度でもよいので、まずは、自分がイメージした資料の概略版を作成し、「こんな感じで大丈夫ですか?」と、次の日の朝(早い段階で)にでも上司に確認をとる。

・イメージが合っていれば、そのままの方向で資料の作成
・間違っていれば、修正(100%完成後の資料ではないので、修正も比較的スムーズ)

この手法を教えてくれたのは、ソフトウエア開発関係の方でした。

最初は、半分も完成していない資料を上司に見てもらうことに少なからず抵抗がありましたが、この手法を実践してから、同僚と同じストレスを抱える割合が減ったと思っています(中には、最後まで仕上がっていないものをいちいち見せに来るな!みたいな上司もいるのでストレスが全くなくなったわけではありません)。

自分が資料を最終チェックすることもあるので、作成を依頼する時は、完成していなくてもいいから、できるだけ早い段階で一度資料を確認(共有)させていただくようにしています(お願いした方に迷惑をかけないように)。