じむいんパパのinterest日記

サッカー好きの事務員です

「なにかご質問ありますか?」会議の進行役は大変でした...

会議が盛り上がらない(意見や質問が全くでない...)

 

どうしよう? 思わず口に出してしまった言葉は「なにかご質問ありますか?」

 

会議の進行役の方が体調不良でお休みのため、急遽進行役を頼まれた会議での出来事です。

 

最終的に出席してくださった方からの意見や質問はなく、ただ書類を配布して確認しただけの会議になってしまいました。

 

「時間が短くて良かった」と言われる方もおられましたが、それでは何のために集まったのかわかりません(書類を配布するだけであれば、メールでも十分かと思います)。



自宅に戻ってから、You Tubeなどで、会議の進行役についていくつか調べてみました。

 

耳が痛かったのは、

 

『会議において最もナンセンスな質問は「なにか質問は?」あるいは「なにか意見は?」というものです。』というフレーズ。まさに今日の自分…

 

続いて、ネット検索で目に止まったのは、「最も重要なことは、質問や発言をするということは会議に参加し、それゆえに会議に貢献することなのだという意識を参加者にもたせることです。」とありました。

 

参加者全員が本音で自由に意見を言える場の雰囲気づくりも大切であると。

 

・発言を促す前に、各自が「考える」時間を設ける

・突飛な意見、無謀な意見だとしても否定をしない雰囲気作り

・配布資料には記載されていない事前協議で出たアイデアも会議中に発表してみる



明日から全てを実践することは難しいですが、準備(勉強する)をすることは自分にとって必要であり、しなければならないことだと思っています。

 

最近は研修でも小グループに分かれて進行役をする場面が増えつつあります。

自分から立候補することはまだありませんが、やはり実践や経験をこのような機会に積んでいくことが大切であると感じました。

 

とても気持ちよくグループ討議に参加できたときのことを思い出して、イメージして、そして準備して 次の研修では下手でも進行役を買って出たいと思います。

 

次回の会議で、決まった時間の中でしっかりと討議ができるように。