じむいんパパのinterest日記

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連絡はメール?ビジネスチャット?

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「取引先さんとの連絡は電話、メール、FAXだけですか?」とIT関連の会社さんから連絡がありました。

取引先さんごとには異なりますが、最も多いのが電話、次にFAX、メールで色々なやりとりをしています。個人的には(家族や友人)、LINEやMessengerなどは使っていますが…確かに仕事ではLINE等を使うことは今までありませんでした。

IT関連の会社さんによると、メールにはいくつかの問題や危険があるとのお話でした。

・アドレスさえ分かれば誰でも送ることができる
例えば、「広告メール」「なりすましメール」「ウイルスメール」「フィッシング詐欺への誘導メール」など…

・過去の相手とのやりとりが一目でわかりにくい

確かに、迷惑メールが全く無いわけではありません(受取拒否登録などしてその都度対応はしていますが、確かに面倒。中には迷惑メールかどうかわかりづらく添付ファイルなどを開いていいのか?悩むこともあります)。 過去のやりとりの確認に時間がかかることも確かにあります。

お勧めは、ビジネスチャットの活用であると…良い点として教えていただいたことは、

・相手とのこれまでのやりとりが一目でわかる
(その続きでメッセージを送るので、送り先の間違いも少なくなるとのこと)
・間違えて送ったメッセージを削除できる
・送受信の内容が暗号化され盗まれる可能性が少ない
・会社の管理人が職員がどんなやり取りををしてるのか見ることができる

ChatWork(IT関連会社さんとのやりとり)やLINE WORKS(職員間のやり取り)などの活用をまずは試してみませんか?とお声掛けいただきましたので、検討していきたいと思います。

(笑われるかもしれませんが)仕事では比較的、電話やFAXでのやり取りがまだまだ多いため(職員間の連絡も控室での掲示板による連絡だたり、メールだったりします)この提案を機に、ビジネスチャットの活用方法による職員間のコミュニケーションがあるのも良いかなと思いました。