仕事において点検用チェックリストを使うことがあるのですが、このチェックリストを使うことをとても嫌がる上司がいます。なぜ嫌がられているのか?はお聞きしたことがないのですが、周りからの話では、
・面倒くさいから
・自分はミスしないから
・意味がないから
と言われているようです(実際のところミスがかなり多く困っているので使って欲しいのですが…)。
どうすれば点検用チェックリストを使うことの良さが分かってもらえるでしょうか?
チェックリストが万能ではないことは新人の頃に先輩から教えていただいて分かっているつもりですが、改めてメリットやデメリットについて整理してみました。
メリットとしては、漏れがあってはいけない業務や手順が多くある煩雑な業務をするとき(人為的なミスが起こりやすい業務)において、
・何をすべきか、したのか(済んでいるのか)を明確にできる
・業務改善やトラブル発生時にも対処方法を見つけるためのヒントになる
・どこまですればよいのか(業務終了の基準)を予め設けることができる
・活用することで、なにか漏れていないだろうか?と逐一心配する必要がなくなる
(不必要なストレスが減り、業務効率を上げる効果があると思っています)
デメリットとしては、チェックを入れるという動作だけが目的になってしまい、内容を確認しないままチェックだけを入れてしまうという人もいる(本来の目的を全く果たしていない)から注意が必要と教えていただいたことがあります。そうならないためには、作業を行う人が活かせるチェックリストである必要があると…
ミスを起こすたびにチェックリストが増えていくようでは、チェックリストを全てチェックすることで時間だけが過ぎ去ってしまう…
きちんと機能するチェックリストってどんなものだろう?
・シンプルに定義されている(かつ分かりやすい表現)
・一人でチェックリストを作らない(使う方々の声を取り入れる)
・必要な項目に限られている(無駄に数が多くない)
・一度はチェックリストを試しに使ってみる
・定期的に(必要に応じて)見直す
チェックリストを使うタイミングは? 行動する前と行動した後?
自分の考え方(使い方)は、毎回ではありませんが、久しぶりにする業務の場合は、業務を始める前に、ざっとですが、チェックリストに目を通すようにしています(気をつけなければならないポイントを整理するため)。もちろん、行動した後にも漏れがないかの確認をするためにも使っています。
チェックリストは、使い方によって日々の業務の強い味方にもなるはず…勇気を持って「使いたくない」と言われている上司からも意見を聞きながら、組織として使いやすい(使って意味のある)「チェックリスト」の提案ができれば…と思います。