仕事をしていると、「これ絶対誰も読んでないよね…」 と思いながら資料を作る瞬間、
ありませんか。
丁寧に作れば作るほど、なぜか読まれない。 読まれないのに、丁寧さだけは求められる。
そんな“資料づくりの虚無”を3つまとめつつ、最後に心がラクになる改善策も紹介します。
■①全部説明しないと不安で削れない
結果：分厚い＝読まれない。→結論・数字・期限だけ1枚に集約。
資料を作るとき、「ここも説明しないと誤解されるかも」「この背景も入れておいたほうが親切かな」「補足も入れておこう」こうやって“丁寧さ”を積み重ねていくと、気づけば資料が分厚くなる。
でも、分厚い資料ほど読まれない。むしろ、分厚い＝読む気が失せるという悲しい現実。
本当は、
・結論
・数字
・期限
この3つだけで十分なことが多い。
要点1枚にまとめるだけで、読む側のストレスが激減するし、作る側の負担も減る。丁寧さは大事だけど、丁寧＝情報量が多いではない。
■ 「念のため」を積みすぎる
結果：どこが大事か分からない。→一番伝えたい1点だけ太字。
資料を作っていると、つい入れたくなる魔法の言葉。「念のため」
・念のため背景説明
・念のため補足
・念のため別案
・念のため注意点
“念のため”を積みすぎると、資料がどんどん膨らんでいく。でも、念のため情報が増えるほど、本当に大事なポイントが埋もれる。
読む側は、「結局どこが重要なの？」 と迷子になる。だからこそ、 一番伝えたい1点だけ太字。これだけで、 資料の伝わり方が劇的に変わる。丁寧さより、“伝わる設計”のほうが価値がある。
■ 頑張った部分ほど見られない
結果：心が静かに折れる。→最初に要点1枚、詳細は別添。
資料づくりで一番虚無を感じる瞬間。頑張った部分ほど見られない。
・図解に時間をかけたところ
・文章を推敲したところ
・丁寧に背景をまとめたところ
こういう“こだわりポイント”ほど、なぜかスルーされる。会議で資料を配っても、
最初の1ページだけ見て、「OKです」で終わることもある。
心が静かに折れる瞬間。でも、これはもう仕方ない。人は“必要な情報だけ”を求める生き物。だからこそ、最初に要点1枚、詳細は別添。
読む人は要点だけ見ればOK。詳しく知りたい人だけ詳細を見る。これが一番ストレスが少ない。
じゃあどうすれば虚無から抜け出せる？ →答え：要点1枚で解決。
資料づくりの虚無は、“丁寧さ”と“伝わりやすさ”が 必ずしも一致しないことから生まれる。
だからこそ、要点1枚にまとめる。これが最強の解決策。
事務職はどうしても「丁寧にしなきゃ」「全部説明しなきゃ」という気持ちになりがち。
でも、本当に相手のためになるのは、 分かりやすさ。
・要点1枚
・太字は1点だけ
・詳細は別添
・結論は最初に
これだけで、資料は驚くほど伝わりやすくなる。そして何より、自分の心がラクになる。
丁寧さは大事だけど、丁寧すぎて誰も読まない資料を作るのは虚無。
事務の優しさは、「相手が読みやすい形にすること」で十分伝わるはず…
