バックオフィスで働いていると、 一度はこう思ったことがありませんか？
「早く終わらせたら、なぜ次の仕事が飛んでくるんだが？」
そう、仕事を早く終わらせるほど、仕事が増える。
これ、完全に効率化の罠？
■効率化したのに、なぜか忙しくなる理由
①「早い＝余裕ある」と思われる
早く終わらせた瞬間、周りの人がこう思う。「お、余裕そうじゃん。じゃあこれもお願い」
いや、余裕じゃなくて効率化しただけなんよ。
② 成果評価がスピードじゃなく量
本来は 「早く終わらせた＝優秀」のはず。
でも現実は、「早く終わらせた＝もっとできるよね？」
評価が質でも効率でもなく「どれだけ抱えたか」になっている…
③ タスク追加がデフォルト
早く終わらせる
↓
「じゃあこれも」
↓
終わらせる
↓
「ついでにこれも」
↓
終わらせる
↓
「助かる〜！あとこれも！」
いや、無限増殖やめて…
ある社員が、業務フローを改善して作業時間を半分にした。上司に報告したら、 返ってきた言葉がこれ。
「すごい！じゃあ残った時間で別の仕事お願いね」
いや、改善した分の時間、返して。
■生産性の誤解
多くの会社が勘違いしているのはこれ。「早く終わる＝もっと仕事を詰め込める」
本当は、「早く終わる＝価値の高い仕事に時間を使える」
なのに、バックオフィスは“空いた時間＝追加タスク”になりがち。
結果、効率化しても忙しさは変わらないどころか、むしろ増える。
バックオフィスは成果が見えにくい。
・ミスがない
・・期限を守る
・トラブルを未然に防ぐ
・業務を効率化する
これらは問題が起きないからこそ評価されにくい。
だから、効率化しても「仕事が減った」とは見られない。
むしろ「まだ余裕ある」と思われる。
■じゃあどうすればいい？
① 効率化の成果を数字で見せる
「時間が浮いた」ではなく 「工数が◯％削減」と伝える。
② 浮いた時間の使い道を宣言する
「この時間は改善活動に使います」 と言っておくと、タスク追加を防げる。
③ タスクの優先順位を明確にする
「今はこれを優先しています」と言える状態に。
④ 仕事を増やされない仕組みを作る
依頼の入口を固定したり、判断基準を作ったりする。
バックオフィスの世界では、早く終わらせる＝仕事が増えるという理不尽な現象が起きがち。
でもそれは、あなたのせいじゃない。
・成果評価の仕組み
・生産性の誤解
・タスク追加文化
・業務設計の問題
これら構造が原因
効率化は悪くない。むしろ正しい。
ただ、効率化した分の時間を守る仕組みが必要。
今日もどこかで、バックオフィスが効率化の罠と戦っている。
