じむいんパパのinterest日記

サッカー好きの事務員です

レスポンスを早くするメリット

仕事をお願いされたときにはレスポンス(反応)を早くしたいと日々考えています。

早く返事をしないと…頭では分かっているのですが、クイックレスポンスできていない…
原因はなんだろう。

例えばメール。重要なことはできるだけ早く返信するようにしているつもりですが、返信内容を考えているうちに後回しにしてしまっていることがあります。原因としては、レスポンス良く返信をするには、多くの知見と判断力が必要であり、それが今の自分にはまだ難しいからだと思います。

しかしながら、難しいから後回し とは言っていられない状況もあるので、
・どうすればレスポンスが早くなるのか?
・レスポンスを早くすることで得ることができるメリットはどんなことがあるのか? 

研修等で教えていただいたことを復習してみることにしました。

レスポンスが早いメリットとしては、

・相手の信頼を得ることができる
・相手の期待値が上がりすぎない
 (待っている時間が長いと「すごい案でも考えてくれているのかな?」と期待値が上がっ てしまう場合がある)
・未処理を抱えるストレスが減る
 (あの件も、この件も、あぁどうしよう…どれもこれもできていないと焦りストレス増)

教えていただいたメリットを復習しながら、返事を早く返すことは、自分で自分を助ける(ストレスを減らす)ことにつながるんだなと改めて感じました。

実践していくコツは、例えばメールであれば、

・できるだけ未読を少なくする(業務時間内で確認できる範囲)
・時間がない時は、未処理の案件が何であるかを自分自身が見て分かるようにする

メールを返信することだけに時間を取られてしまわないように、メールの時間を決めたり、スキマ時間を上手に使いながら実践できれば…と思います。

返信が遅い(相手を待たす)ことによって、相手の期待が高まってハードルが上がることだけではなく、進めなければならない案件を相手に忘れられる(あるいは呆れられて案件自体が頓挫してしまう)ということもありうるので、注意していきたい。

仕事の状況によっては、なかなかクイックなアクションができませんが、その日の終わりに重要な未処理案件がないように心がけてみようと思います(すぐにレスポンスを返さずに放置したり、締切ギリギリに低レベルのアウトプットを返してしまい相手の信頼を失わないように…)。