じむいんパパのinterest日記

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仕組み化することのメリットは…

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「この仕事、仕組み化ができていたら良かったのにね…」と同僚と話す機会がありました。
というのもコロナの感染拡大が昨年末から広がる中、同僚が感染してしまったり、濃厚接触者に該当して勤務体制が思うように整わないことが増えてきたためです(今更何を…と思われるかもしれませんが、幸運にも今までは、感染者や濃厚接触者に該当することがいまなかったのです)。

小さな組織とういこともあるかもしれませんが(言い訳ですね)、業務の多くが個々に担当する職員の経験や能力に頼りがちなため、同僚数名が同時に出勤できない場合、困ることがたくさんあることを本当に痛感しました(頭では分かっていたつもりですが、日々の業務で手一杯なこともあり、担当している個人個人に依存したまま今まできてしまったことを反省する良い機会となったと思っています)。

同僚が言っていた仕組み化について、そもそも仕組み化とは何なのか、どんなメリットがあるのか、調べたり自分なりに考えてみました。

まず、仕事における仕組み化とは何なのでしょうか?調べてみると、「自社独自の再現性のある仕事のやり方を作ること」といった表現を多く目にしました。つまり、いつどこで誰がしても同じ成果を出せる方法を体系化することが仕組み化であると自分なりに認識しています。

では、仕組み化すること(再現性の高い仕事の仕組みづくり)のメリットは何でしょうか?
調べながらメリットがあると感じたことは、

・仕事の均質化(ベテランや個々人の能力に依存しないようにできる)
・担当が交代(休んでも)しても困らない

担当が辞めたり、休んだりすると業務が止まることの大変さを痛感した今、仕組み化することで、業務の再現性が高まり他の人でもその業務を担当できるようになれば、嬉しいことです。ベテランに依存しないようにできることも大きなメリットですね。仕組み化することによって「誰でもどこでもいつでも」同じ成果を出せる仕組みを整えれば、新しく入ったかたでも、初めてする業務であっても仕事の質に大きな差が出にくくなり、組織として安定した運営を続けることができ、いろいろな意味で良い結果が出るような気がしています。

そのためには(仕組み化するためには)どうすればいいのでしょうか?
まず取り組んでいきたいと思うことは、

・業務の見える化(わかりやすく誰もが同じように認識できる状態にすること)
・マニュアル化(ただ作成してあるマニュアルではなく、誰もが理解できるマニュアル化)
・標準化(知らない人、初めてのことでも、これに沿って業務を行うと誰でも行うことができるようになる、業務の効率や質にとって最適な方法)
・ツール化(コストの問題もありますが、自動化することができるものは自動化する)

仕組み化によって、業務の見える化が進み、その人でなくても回せる業務が増えれば、仕事上のトラブルが少なくなるに加え、同僚同士お互いが休暇を取りやすくなることにもつながりますかね。少ない人数でこれからも頑張っていくためには、しっかり休める体制も整えていかなければならないはず…仕組み化でそのメリットを少しでも享受していくことができれば嬉しい限りです。